Une législation plus contraignante à compter du 1er janvier 2018
Le renforcement de la législation sur les caisses enregistreuses vise à lutter contre la fraude à la TVA et, indirectement, contre le travail non déclaré dans un certain nombre d’établissements. L’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données sont au cœur des mises à jour qui devront être réalisées dans les prochaine semaines.
Dans la cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, le gouvernement entend renforcer les dispositifs permettant une meilleure traçabilité des transactions. Ainsi, les entreprises assujetties à la TVA et qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion, ou encore d’un système de caisse, devront les mettre à jour dans les prochaines semaines afin d’en renforcer la sécurité et la fiabilité. Principalement concernés : le commerce, la restauration et le e-commerce. « L’objectif est de limiter le risque d’abus de non déclaration de chiffre d’affaires dans les métiers où le règlement en espèces est courant », résume Maxime Morel, collaborateur-comptable au sein du cabinet d’expertise-comptable ICS de Schiltigheim.
Une mise à jour, quatre objectifs
Dans ce contexte, la mise à jour des dispositifs de caisse et/ou logiciels vise à renforcer leur inviolabilité et leur fiabilité à travers quatre objectifs :
- l’inaltérabilité (conservation de l’ensemble des données d’origine et des corrections éventuelles, jusqu’à l’heure précise de la transaction) ;
- la sécurisation (en garantissant la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine) ;
- la conservation (le système prévoyant une période de clôture récapitulant les données de manière cumulative, récapitulative et inaltérable) ;
- l’archivage (conservation des données selon une périodicité choisie).
Les entreprises qui ne disposent pas d’un logiciel spécialisé ou d’un système de caisse ne sont pas concernées par cette obligation – ce qui ne les dispense pas de l’obligation de tenir une comptabilité précise de leur activité, pièces à l’appui. De même, les structures non assujetties à la TVA ou celles qui sont en franchise de base de TVA ne sont pas concernées. Les autres devront donc être en mesure de produire une attestation officielle (COFRAC) de conformité ou une attestation individuelle de l’éditeur de logiciel en cas de contrôle inopiné de l’administration fiscale
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Si l’on peut raisonnablement imaginer qu’un temps d’adaptation sera prévu dans les premiers mois de 2018, le risque pesant sur les entreprises est bien réel : 7500 euros d’amende par équipement non-conforme et 60 jours pour se plier à cette nouvelle obligation. Il est donc temps de vous rapprocher de votre fournisseur de caisses ou de logiciels pour prévoir cette mise à jour dans les prochaines semaines.
